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智能表格怎么用?

发布时间:2024-08-08

   如果你还在用传统表格来做项目管理、门店管理、数据汇总
   你值得了解一下企业微信新版本全面升级的「智能表格」,它能帮你成倍节约工作时间。

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什么是「智能表格」?

 智能表格,是比传统表格更强大的数据管理工具。
 传统的表格只能静态地记录数据。而智能表格不仅能动态地收集数据,还能以不同视图展示数据,能根据变化触发自动流程,并能通过开放接口与企业其他应用数据打通。
 举个例子,很多企业都会做的“产品研发”项目管理,通常会涉及到用户调研、设计、开发、测试等多个环节,需要跨部门合作,而且每个人手上都有多项任务。
 过去,要对齐项目进度,都要靠开进度会或在各种群里询问,效率很低,信息还容易失真或遗漏。现在,使用智能表格,每位项目成员只需要在智能表格中输入自己的进展,无需专人手动汇总,项目负责人就可以通过多个视图,多维度地查看项目不同模块、不同人员、不同阶段的进展。而智能表格的「仪表盘」就是一个“数据总看板”,能一眼看到项目进展哪里慢了;遇到进展滞后,智能表格还能触发自动流程,主动拉群,提醒相关人员风险和推动处理。而且智能表格还能通过 API 接口,与企业已有的数据系统打通,避免重复填写。
那么,智能表格在哪里呢?点击企业微信「文档」,在上方功能栏里就可以找到「智能表格」了。点击企业微信「文档」,在上方功能栏里就可以找到「智能表格」了。

 

智能表格怎么填?

◎ 填写很简单,就像填表一样

填写智能表格,和填写普通表格没什么区别,也是按照设置好的表头,一行行在每个格子里填入信息。

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智能表格怎么填?

◎ 填写很简单,就像填表一样

填写智能表格,和填写普通表格没什么区别,也是按照设置好的表头,一行行在每个格子里填入信息

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◎ 填写很方便,大家可以一起填

智能表格,还可以让很多人一起填;不仅能用电脑填,手机上也能随时随地填写。
比如管理全国各区域的销售业绩,总部就可以让不同区域的店长们,在同一张智能表格里,每天各自填写自己门店的订单数、销售额、目标达成情况等数据,不用专人手动汇总,所有人填写的内容,就会自动、实时呈现在表格里,每次打开都是最新版。

◎ 现在,智能表格还能通过表单填写

如果一线员工在外面跑,填表不是很方便,还能设置让他们用表单填写,就是像填问卷一样填写智能表格。比如外出巡店的巡店人员,在外面用手机打开一张表单,就能直接填写这个门店是否合格,并拍照上传,不容易填错单元格,填写的内容也能自动汇总到智能表格里。

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智能表格怎么“看”?

 信息都填好后,接下来,就可以借助智能表格的「视图」和「仪表盘」功能,让原本无序、繁杂的信息,自动呈现出各种各样的效果,更快速、清晰地获得信息背后的结论。
具体是什么样的效果呢?
 就以项目管理为例。大家填好自己的任务后,项目负责人只要一键创建仪表盘,就能获得一张清晰呈现核心数据的“数据总看板”。可以直观地从数据层面了解项目的情况,比如有多少项目有延期风险,不同类型的任务分别花费了多少时间。
 而且仪表盘里的数据是“活”的。原来的表格中,如果填入了新数据,仪表盘图表也会跟着自动更新。不仅如此,仪表盘在手机上也能随时查看。

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下面手把手教你如何创建仪表盘:表格基本信息填写好后,点击智能表格左下角「+」-「新建仪表盘」-「添加图表」。就可以一键创建仪表盘了。

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  接下来,选择合适的图表类型,柱状图、饼图、折线图等等,并选择数据源。

  比如可以生成一个饼状图,展示有多少比例的任务还未启动,多少比例的任务未完成,把握任务的整体进度情况。

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  在同一张仪表盘里,可以同时容纳饼图、折线图、数字卡等多张图表,只要通过简单的拖拉拽,就可以自由改变不同图表的大小、位置排布。
  除了仪表盘,智能表格还可以多视图查看:可以通过创建不同「视图」,从不同维度查看数据。
  像项目管理智能表格,就可以以人员分工、任务优先级、项目分工等维度进行呈现。比如,创建一个表格视图,按负责人分组,就能直观查看每个人负责哪些任务。

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或是创建一个看板视图,按项目进度分组,就能看到哪些任务在正常进行,哪些还没开始。

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还有项目管理必备的甘特视图,也可以1秒生成。


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在任意一个视图里改了一个信息,其他视图里都会自动跟着更改。
    比如在甘特视图中调整一个任务的优先级,这张智能表格中的其他视图下,这个任务的优先级也会跟着变化。
下面手把手教你如何创建更多视图:
   点击智能表格左侧「新建视图」,就可以生成各种视图。比如项目管理表中,要按照人员分工查看事情的进度,可以新建一个「表格视图」,再点击「分组」,把「负责人」设为分组依据,就能获得一张,按照不同「负责人」自动排列任务的全新视图。

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而填入每个任务的开始时间、截止时间,点击「新建视图」-「甘特视图」,就能一键生成甘特图了。


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教你一秒建好智能表格!企业微信提供了很多实用的智能表格模板,比如项目管理表、订单管理表、库存管理表、工单管理表。在企业微信-「文档」-「智能表格」中,创建智能表格时就能看到。模板打开,便自带仪表盘和多个常用视图,帮助更快上手。快创建一张智能表格试一试吧!

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 智能表格是个好伙伴
 能主动提醒你进展

 智能表格的智能还体现在,它就像项目负责人的助理,能主动去“提醒”大家完成工作。
 这就是智能表格的「自动化流程」功能。不用写代码,就能实现自动提醒、自动填表、自动拉群等效果。
 以项目管理为例。每项任务都有截止时间,如果想让智能表格自动提醒大家按时完成任务,只要在自动化流程里设置好「条件」——如果在截止日期前一天,对应 负责人还没有在智能表格填写“已完成”——智能表格就自动向项目群里发消息,提醒该任务的负责人和项目PM关注。
具体怎么设置呢?点击智能表右上角的「自动化流程」-「+空白流程」,将触发条件选择为「到达记录中的时间时」,设置当到达「任务截止时间」一栏中设置的日期时,就自动发送提醒消息到项目群。

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  除了项目管理,还有很多场景中可以用到自动化流程。比如工厂巡检,就可以实现,工人登记了设备故障,表格就自动给工人、维修人员和车间班长拉群,并在群里发送对应的维修通知;如果维修人员登记已维修完成,消息也能推送到群里。

智能表格是个多面手
能帮你管理很多事

  除了项目管理,智能表格还可以应用于非常多的工作和业务场景。
  比如,智能表格可以帮助零售品牌做巡店管理。巡检人员在门店里,打开手机,在智能表格表单里填写陈列是否合格,现场拍照贴入,总部管理者就能通过仪表盘,实时看到最新的门店巡检合格率,有异常情况还会主动通知管理者,管理者点击通知消息就能看到细节,不再需要专人整理、层层上报。
  智能表格还可以用来帮助服务业做客户管理。销售人员可以把自己手上客户的签单情况、购买商品、金额填写进智能表格,店长就能通过不同看板,了解到哪些商品最好卖、全年的业绩完成度等等,而且这些都不用再去人工筛选、做图。

  此外,智能表格还能应用于团队任务管理、供应链管理、门店日常运营管理、生产监控、库存管理等等各种事项。

智能表格“嘴很严”
精细权限全方位保护

  用传统表格做客户管理表、销售业绩表等带有机密信息的表格时,表格发出去后,被转发给了谁、谁看过,就不可控了。
  而智能表格是可以设置权限的,也就是谁能看、谁能编辑,根本不怕外传,无关人员收到表格也打不开。
  不仅是可以对整张表格设置权限,智能表格里的每一行、每一列内容,都可以单独设置权限,也就是谁能看到或修改这一列数据
  也可以针对不同团队、不同岗位来设置,每个人能看什么、改什么,比如一张客户管理表格,可以设置让每个导购都只能看和写自己客户的信息,来保障数据不被篡改、机密不外泄。

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 如果担心多人编辑表格,很容易有人手滑把填好的数据误改,还可以设置每个人提交了数据后,那个数据就不能再修改。

最后,关于智能表格,你可能还有这些问题

1、智能表格是免费使用的吗?每个人都能用吗?
  是的,目前上述所有功能都是面向所有人免费使用的。如果容量达到文档上限导致无法插入文件/图片,或自动化流程运行次数当月超过100次导致流程无法执行,则需开通「文档高级功能」获取无限文档容量及每月每人10000次自动化流程运行次数。

2、如何将已有的企业微信「在线表格」,转化为智能表格?
  打开对应在线表格,在上方工具栏中找到「生成智能表」。

3、如何将电脑上的「Excel表格」,转化为智能表格?image.png

  目前,可以在企业微信「文档」-「智能表格」-「导入Excel表格」中,将对应Excel文件导入转化为智能表格。

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也可以在点击智能表格的左下角点击「+」-「导入Excel表格」,即可把Excel中的数据导入智能表格中。

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4、为什么我没找到智能表格的「仪表盘」功能?

   先检查一下,是不是没有将企业微信更新至最新的4.1.26版本。请先进行版本升级,再查看智能表格。
如果已经是最新版本了,可能是因为该智能表格是由在线表格生成的。请点击右上角「内容权限」-「生成智能表格副本」,在新生成的智能表格副本中即可找到仪表盘。

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5、同一个智能表格中,可以生成多个子表格和多个仪表盘吗?
  可以。智能表格中可以有多个子表格,不同子表格之间还可以相互引用数据。每个子表格都可以生成一个或多个仪表盘。
而且每张子表格或仪表盘都可以单独设置权限。
6、智能表格可以接入企业数据库吗?
  可以,企业微信提供了对应的API接口,可前往企业微信开发者中心查看。








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